🎓 Einführung (Tour) erneut ansehen

Diese Anleitung erklärt die wichtigsten Funktionen der Clubzentrale. Sie wird bei jeder Erweiterung der Anwendung aktualisiert.

Anmeldung & Rollen

• Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort. Es gibt keine Selbstregistrierung — Konten legt der Administrator an (Einstellungen → Benutzer).
• Passwort ändern: Über das Schlüssel-Symbol 🔑 rechts oben (neben „Abmelden") kann jede/r das eigene Passwort selbst ändern (aktuelles Passwort nötig, neues mind. 8 Zeichen). Ein Passwortwechsel meldet automatisch alle anderen Sitzungen ab.
• Welche Bereiche und Schaltflächen sichtbar sind, hängt von der zugewiesenen Rolle/Berechtigung ab.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Über das Schild-Symbol 🛡 rechts oben einrichten (Authenticator-App + Backup-Codes). Der Administrator kann 2FA pro Konto verpflichtend machen (Einstellungen → Benutzer, Haken „2FA verpflichtend") — solche Konten müssen beim nächsten Login zuerst 2FA einrichten. In der Benutzerliste zeigt ein Abzeichen „2FA" bzw. „2FA-Pflicht" den Status.
• Konto-Schutz: Nach zu vielen Fehlversuchen wird ein Konto vorübergehend gesperrt (15 Minuten). Unter 🛡 → „Sitzungen" lässt sich das Konto zudem auf allen Geräten abmelden (bei Geräteverlust).

Kopfzeile & Navigation

• 🏠 Dashboard, 📊 Statistik und ⚙ Einstellungen erscheinen als Symbole, die übrigen Bereiche als Textreiter.
• 🔍 Lupe: globale Suche über Termine, Mitglieder, Einreichungen, Kandidaten, Spenden und Vorstandssitzungen. Klick öffnet das Suchfeld; ein Treffer führt direkt zum Datensatz.
• ? Anleitung: öffnet dieses Fenster.
• Ein goldener Zähler am Reiter „Termine“ zeigt die Anzahl noch offener (neuer) Einreichungen.
• Tastatur: / öffnet die Suche, n legt einen neuen Termin an (auf der Terminübersicht), Esc schließt Dialoge.

Dashboard

• Überblick über aktuellen und nächsten Vortrag, Geburtstage (vergangene/diese/nächste Woche), Mitgliedsjubiläen, Auszeichnungen, den letzten Wochenbericht und das aktuelle Vorstands-Tableau.

Termine

Übersicht

• Neuen Termin anlegen über die goldene Schaltfläche oben rechts oder mit Taste n.
• Filter: Jahr, Kategorie, Status, Zeitraum (Kommende = Voreinstellung, Vergangene, Alle) und Volltextsuche.
• Spalten sortieren: Klick auf einen Spaltenkopf (Datum, Veranstaltung, Kategorie, Status, Web) sortiert auf/absteigend — ein Pfeil ▲/▼ zeigt die aktive Sortierung.
• Montagsplanung (Auswahlfeld): Freie Montage zeigt Montage ohne jeden Termin (mit „+ Anlegen“ und „🔗 Teilen“ — Letzteres erzeugt einen Einreichungslink mit vorbelegtem Wunschtermin samt QR-Code zum Weitergeben); Montage ohne Referent zeigt kommende Montagstermine mit noch leerem Referenten-Feld.
• ✉ Referenten-Mail (im Bearbeiten-Dialog eines Termins): Anfrage-, Bestätigungs- oder Dankes-Mail an den Referenten — Vorlage wird mit Termindaten gefüllt und ist vor dem Senden editierbar. Die Bestätigung enthält einen persönlichen Upload-Link, über den der Referent seine Präsentation ohne Login hochladen kann (landet als Anhang am Termin). Vorlagen unter Einstellungen → Mail-Vorlagen.
• 🔗 Upload-Link kopieren (im Bearbeiten-Dialog eines Termins): erzeugt denselben persönlichen Link ohne eine Mail zu versenden — praktisch für bereits eingeplante Vorträge. Über den Link kann der Referent nicht nur seine Präsentation hochladen, sondern auch Titel & Kurzbeschreibung ändern vorschlagen. Ein solcher Vorschlag geht nicht sofort live, sondern erscheint oben im Termin-Dialog als Hinweisfeld mit Übernehmen / Verwerfen.
• Dubletten-Warnung: beim Anlegen/Bearbeiten warnt das Formular, wenn ein ähnlicher Vortragstitel oder derselbe Referent in den letzten 24 Monaten schon vorkam (blockiert nichts).
• Vortragswart-Wochenmail: montags 06:45 automatisch an die Amtsträger „Vortragswart“ im Tableau — freie Montage der nächsten 8 Wochen, Termine ohne Referent, offene Einreichungen.
• Feiertage: Fällt ein Termin auf einen gesetzlichen Feiertag in Hessen, erscheint „⚠ <Feiertag> · Meeting entfällt“ in der Datumsspalte.
• Foto in der Liste: aus Einreichung, verknüpftem Mitglied oder als Termin-eigenes Bild. Klick auf das Platzhalter-Foto lädt eines hoch.
• Aktionen je Zeile: Bearbeiten · 📋 (Anwesenheit-Schnellansicht ohne Umweg über das Edit-Modal) · 🌐 (Termin auf der Vereins-Website ansehen) · ✕ (löschen). Status und Web-Veröffentlichung lassen sich direkt in der Zeile umschalten.
• Mehrfachauswahl über die Kontrollkästchen: Status sammeln ändern oder mehrere Termine löschen.
• Im Bearbeiten-Dialog: Referent als Freitext oder per „Mitglied suchen“ verknüpfen, Foto-Veröffentlichung auf der Website, Referenten-Foto hochladen (für externe Referenten), Protokoll & Präsenzliste, Anhänge. Bei PDF-Anhängen erzeugt der Button „KI-Zusammenfassung“ Kernpunkte, Beschlüsse und eine Kurzfassung (editierbar).
• Wochenbericht (Protokoll) zum Termin: Der goldene Button „✏️ Wochenbericht anlegen/bearbeiten“ öffnet den großen Editor mit den Reitern Regularien und Programm — mit Formatierungs-Symbolleiste, Bausteinen, ✨ KI-Korrektur und Vorschau. „Übernehmen“ speichert beide Felder direkt am Termin; daraus entstehen Protokoll-HTML/PDF.
• Neuaufnahme (im Bearbeiten-Dialog, Abschnitt „Intern & Dokumentation“): Wird bei einem Meeting ein neues Mitglied aufgenommen, hier das bereits angelegte Mitglied auswählen. Es gibt zwei Blöcke: ① VOR der Aufnahme (Ankündigungstext + optionales eigenes Ankündigungsfoto, sonst Kartei-Porträt — erscheint im Wochenbericht der Vorwoche, zusätzlich als Highlight in der Wochenübersicht und im goldenen Meeting-Block) und ② NACH der Aufnahme (Rückblickstext + Aufnahmefoto — erscheint im Wochenbericht danach unter „Besonderes in der letzten Woche“; bleibt der Text leer, wird der Ankündigungstext wiederverwendet). Klassifikation und Paten zieht die App aus dem Mitgliedsdatensatz. Fotos und Texte werden beim Rendern live geladen — auch nachträglich hochgeladene Fotos erscheinen. Die Aufnahme erscheint nicht auf der Website und nur in der Mitglieder-Variante des Wochenberichts.

Kalender: Monatsansicht aller Termine. Einreichungen: Posteingang des öffentlichen Vortragsformulars — übernehmen (erzeugt einen Termin), ablehnen oder löschen.

Mitglieder & Anwesenheit

• Mitgliederverwaltung mit Porträtfotos, frei wähl- und sortierbaren Spalten, Status-Filter und Suche.
• Filter + Kennzahlen: zusätzlich filterbar nach Geschlecht (aus der Anrede), Altersgruppe, Eintritts-Rotary-Jahr, Klassifikation und Wohnort. Die Kennzahlen-Leiste über der Tabelle (Anzahl, Frauenanteil, Ø Alter, Ø Mitgliedsjahre, Eintritte im laufenden Rotary-Jahr) rechnet live mit der aktuellen Filterauswahl mit — z. B. Status „Aktiv“ + „Frauen“ zeigt sofort Anzahl und Altersschnitt der aktiven Frauen.
• ⬇ CSV exportiert genau die aktuell gefilterte Liste. ★ Ansicht speichert die Filterkombination als Chip über der Tabelle (pro Browser) — ein Klick wendet sie wieder an, × löscht sie.
• 🔒 Vertrauliche Privatadresse: Haken im Mitglieder-Formular unter der Privatadresse — die Adresse bleibt dann nur in der App sichtbar und erscheint in keinem Mitgliederverzeichnis, CSV-Export oder sonstiger Veröffentlichung.
• 🔒 Vertraulicher Geburtstag: Haken unter dem Geburtsdatum — der Geburtstag erscheint dann weder im Mitgliederportal noch in der Wochenbericht-Geburtstagsliste, unabhängig davon, was das Mitglied selbst im Portal eingestellt hat. (Ohne diesen Haken kann jedes Mitglied seinen Geburtstag im Portal unter „Meine Daten“ selbst ein-/ausblenden.)
• Anwesenheits-Profil: im Bearbeiten-Dialog eines Mitglieds zeigt der Abschnitt „Anwesenheit“ die persönliche Quote je Rotary-Jahr (nur Meetings mit geführter Präsenzliste).
• Anwesenheit pro Meeting erfassen; fließt in die Auswertung (Präsenzquoten) ein. Aufruf via 📋-Icon in der Termin-Übersicht, „Erfassen“-Button im Anwesenheits-Tab oder „→ Im Anwesenheits-Tab öffnen“ im Bearbeiten-Dialog.
• Tableau (Sub-Tab unter Mitglieder UND Vorstand): Vorstand und Funktionsträger pro Rotary-Jahr. Mit Jahres-Dropdown rückwärts bis 1936 blätterbar, Mitglieder per Klick zuweisen, „→ Übergabe“-Button für den jährlichen Vorstandswechsel (Incoming → Präsident → Past President), Past-Presidents-Liste über alle Jahre, CSV-Export. Historische Vorstände sind aus der vereinseigenen Ämterliste importiert.

Mitgliederportal & Änderungsanfragen

• Mitglieder melden sich unter /portal per Magic-Link (E-Mail) an und können dort ihre eigenen Kartei-Daten zur Änderung vorschlagen — geschrieben wird nichts, bis die Verwaltung freigibt.
• Freigabe: offene Anfragen erscheinen als Kasten oben auf der Mitglieder-Seite (und als Kachel auf dem Dashboard). Pro Feld „Übernehmen“ oder „Ablehnen“ wählen, dann „Entscheidung speichern“ — nur übernommene Felder landen in der Kartei.
• Porträtfotos aus dem Portal sind ebenfalls freigabepflichtig: das neue Foto erscheint in der Anfrage als Vorschau; bis zur Übernahme bleibt überall das bisherige Foto sichtbar. Bei Ablehnung wird die hochgeladene Datei gelöscht.
• Bei jeder neuen Anfrage geht automatisch eine Benachrichtigungs-Mail an alle Konten mit dem Recht „Mitglieder-Änderungen freigeben“ (Admin immer).
• Termine im Portal: Mitglieder sehen alle bestätigten und veröffentlichten Termine — auch interne ohne Website-Eintrag. Abgesagte Termine bleiben rot durchgestrichen sichtbar, nur „Eingereicht“ bleibt verborgen. Unter jedem Termin stehen zwei kleine Kalender-Knöpfe: „Google“ öffnet den Google-Kalender mit vorausgefülltem Termin, „iCal“ lädt eine .ics-Datei für Outlook/Apple Kalender (Dauer standardmäßig 90 Minuten).

Aufnahme

• Kandidaten-Pipeline für neue Mitglieder inkl. Notizen, Status und optionaler KI-Recherche (Prompt in den Einstellungen anpassbar).

Dienste · Vorstand · Spenden

• Dienste: Clubmeister- und Sekretärs-Dienstplan, jeweils für ein Rotary-Jahr (1. Juli bis 30. Juni). Der Jahres-Dropdown zeigt z. B. 2026/27. „Slots erzeugen“ legt alle Montage des Jahres an (Feiertage werden erkannt), „Verteilen“ macht einen Vorschlag aus den eingetragenen Verfügbarkeiten, „Übernehmen“ schreibt ihn fest. Zur Auswahl stehen nur die im jeweiligen Rotary-Jahr amtierenden Clubmeister bzw. Protokollanten aus dem Tableau.
• Vorstand: Sitzungen und Themenvorschläge verwalten. Knopf 🤖 KI-Vorschläge generieren liest Protokolle (Vorstands- und Meeting-Protokolle) + offene Beschlüsse der letzten 6/12/24 Monate und schlägt neue TOPs vor — du wählst per Checkbox aus, welche übernommen werden. KI-Einträge sind mit 🤖-Badge markiert. Bei Protokoll-/Dokument-Anhängen liefert der Button „KI-Zusammenfassung“ Kernpunkte, Beschlüsse und eine Kurzfassung (editierbar; Prompt unter Einstellungen anpassbar).
• Spenden: Spendenprojekte und -summen erfassen; erscheinen in der Auswertung.

Wochenbericht & Kontakte

• Wochenbericht: Newsletter aus dem Dashboard erstellen und über Brevo versenden. Zwei Varianten (Mitglieder mit Protokoll-/Präsenz-Anhang, Externe reduziert), Block-Editor mit Bausteinen, KI-Kurzzusammenfassung (✨), Vorschau, Test- und echter Versand, Archiv/Web-Version.
• Kontakte: externe Newsletter-Empfänger außerhalb der Mitgliederliste (Witwen, Fremdclubs, Lieferanten u. a.) mit 1-Klick-Abmeldung.
• Neuaufnahme im Wochenbericht: wird am Montagstermin erfasst (Termin bearbeiten → Neuaufnahme, zwei Blöcke VOR/NACH der Aufnahme mit je eigenem Text und Foto) und erscheint automatisch — vorher als Ankündigung, nachher als Rückblick. Das Freitextfeld im Wochenbericht ist nur für Ergänzungen.
• Termine im Wochenbericht (Schritt 3): „+ Termin" öffnet eine Auswahl aller kommenden Termine — auch interne, die nicht auf der Website stehen (z. B. Präsidentenempfang), und Termine der aktuellen Meeting-Woche. Alternativ eine leere Zeile für Freitexteinträge.
• ✨ KI-Korrektur im Block-Editor prüft Rechtschreibung, Grammatik und Stil. Die Vorschläge erscheinen als Liste mit Checkboxen (standardmäßig alle angehakt) — pro Korrektur entscheidest du, ob sie übernommen wird.
• 📌 Save the Date: Termine mit dem Haken „Save the Date im Wochenbericht" (im Terminformular) erscheinen automatisch in jedem Wochenbericht in einem eigenen Kasten — bis ihr Datum verstrichen ist.
• ⚠️ Ausnahme: Präsenz statt Online: Für den seltenen Fall, dass ein sonst als Online-Meeting angesetztes Treffen (z. B. am 1. Montag) ausnahmsweise in Präsenz in der Villa Bonn stattfindet. Der Haken im Editor (Schritt 1, neben „Meeting-Art") setzt die Meeting-Art auf Präsenz, trägt die Villa Bonn als Ort ein und blendet im Wochenbericht einen deutlichen Hinweis auf die Terminänderung ein. Die Zoom-Infos entfallen.
• Versand-Sicherung: Vor „Jetzt senden" und „Test an Testliste" zeigt ein Dialog die vollständige, nach Gruppen gegliederte Empfängerliste — erst nach Bestätigung geht etwas raus.
• Mailing (eigener Reiter): individuelle E-Mails im Club-Design an Gruppen (Präsidium, Vorstand, Externes Sekretariat, aktive/ehemalige Mitglieder, Externe) oder einzelne Mitglieder — mit persönlicher Anrede, Vorschau, Test-Mail und demselben Bestätigungsdialog. Über die eigene Gruppe „Externes Sekretariat" lässt sich das Sekretariat bei jedem Mailing als Kopie-Empfänger dazunehmen. Jeder Versand steht im Mail-Log und im Protokoll.

Protokoll

• Vollständiges Änderungsprotokoll: jeder schreibende Vorgang mit Zeitpunkt, Konto, Bereich, Aktion und Klartext-Beschreibung — auch Anmeldungen.
• Filter: Volltextsuche (Beschreibung, Konto, Bereich, Aktion), Bereich, Aktion, Konto sowie Zeitraum von/bis. Die Auswahllisten enthalten nur, was tatsächlich vorkommt. Filter zurücksetzen räumt alles auf.
• Blättern in 100er-Schritten mit Anzeige „x–y von z".
• 📥 CSV exportieren gibt genau die aktuelle Auswahl aus (max. 20.000 Zeilen) — geeignet fürs Archiv oder zur Vorlage bei Prüfungen.
• Einträge werden nie automatisch gelöscht und liegen im täglichen Backup: auch Monate später noch abrufbar. IP-Adressen nur als Hash (DSGVO).
• Sichtbar nur für Konten mit dem Recht Audit-Log einsehen.

Statistik

Festes Kennzahlen-Dashboard ohne KI: aktive Mitglieder, Frauenanteil, Ø Alter und Mitgliedschaftsdauer, Neuaufnahmen/Abgänge, Anwesenheit, Termine und Spenden — alle Jahresangaben in Rotary-Jahren (1. Juli bis 30. Juni, z. B. „2026/27"). Die Charts zeigen die Entwicklung über die letzten zehn Jahre; „Anwesenheit" zählt nur Meetings, für die eine Präsenzliste geführt wurde. Die Karte Jubiläen listet runde Geburtstage und Mitgliedsjubiläen im laufenden Rotary-Jahr chronologisch. Die Zahlen werden bei jedem Öffnen frisch berechnet („Stand"-Zeile oben, ⟳ lädt neu); 🖨 Drucken öffnet eine aufgeräumte Druckansicht (im Druckdialog auch als PDF speicherbar — z. B. für die Vorstandssitzung). Für freie Fragen, die hier nicht abgedeckt sind, nutze Frag die Clubzentrale.

Frag die Clubzentrale

Stelle dem KI-Assistenten Fragen zu den abgelegten Dokumenten (Protokolle, Anwesenheitslisten, Präsentationen) und zu den Vereinsdaten — z. B. „Was wurde am 15.06.2026 vorgetragen?" oder „Wer war 2024/25 Präsident?". Der Assistent durchsucht die Unterlagen selbst, antwortet auf Deutsch und nennt die Quellen (anklickbar). Ist etwas nicht belegt, sagt er das ehrlich, statt zu raten. Der Gesprächsverlauf bleibt im Browser; „Neues Gespräch" setzt zurück. Ergänzend findet die globale Suche (Lupe) jetzt auch Begriffe im Inhalt der Dokumente.

Dokumente

Zentraler Reiter über alle hinterlegten Unterlagen: Sitzungs- und Meeting-Protokolle, Anwesenheitslisten, Vorstands-Beilagen, Agenden und Sonstiges. Die Volltextsuche durchsucht Titel und Inhalt (auch OCR-Text gescannter PDFs) und zeigt die Fundstelle als Ausschnitt an. Filter: Art, Bereich (Termine/Vorstand), Rotary-Jahr und „nur mit/ohne KI-Zusammenfassung". Ein Klick auf die Zeile öffnet Kurzfassung, Kernpunkte und Beschlüsse (🤖 = Zusammenfassung vorhanden); dort gibt es auch 👁 Vorschau (PDF direkt im Fenster) und ⬇ Herunterladen.

Pflege direkt im Tab (Recht „Dokumente bearbeiten"): Die Leiste oben lädt neue Dokumente hoch — wahlweise an einen Termin, an eine Vorstandssitzung (Ziel über die Suche wählen) oder ohne Zuordnung als freies Dokument mit eigenem Datum (z. B. Satzung, historische Unterlagen). In der aufgeklappten Zeile lassen sich Titel und Art ändern, das Dokument an einen anderen Termin verschieben, vom Termin freistellen oder endgültig löschen. Verankerte Dokumente erben ihr Datum vom Termin; jedes Hochladen, Umbenennen, Verschieben und Löschen landet im Protokoll-Reiter. Fehlende KI-Zusammenfassungen arbeitet ein nächtlicher Lauf (02:30) automatisch ab — Protokolle zuerst, Anwesenheitslisten ausgenommen.

Einstellungen (nur Administrator)

• Benutzer & Rollen, KI-Prompts (Aufnahme-Recherche, Wochenbericht-Zusammenfassung), Mail-Vorlagen & -Protokoll, Audit-Log, iCal-Abo-Links.

Papierkorb (nur Administrator)

• Gelöschte Termine, Einreichungen und Mitglieder landen zunächst im Papierkorb (🗑-Symbol im Header, nur für Administratoren sichtbar) und sind dort mit einem Klick wiederherstellbar oder endgültig löschbar.
• Einträge im Papierkorb werden nach 60 Tagen automatisch endgültig entfernt.
• Mitglieder löschen darf nur, wer die Rollen-Berechtigung „Mitglieder löschen“ besitzt — sonst ist der Lösch-Button ausgeblendet.

Datensicherung

• Zusätzlich zum Papierkorb wird der Server täglich automatisch gesichert (lokal + verschlüsselt extern, 30 Tage). Jede schreibende Aktion wird im Audit-Log protokolliert.

Feedback senden

Unten rechts findest du den Button 💬 Feedback. Damit meldest du Fehler und Wünsche direkt aus der Seite heraus:

1. Markieren: Nach dem Klick kannst du die betroffene Stelle direkt auf der Seite markieren — wahlweise als Punkt, Rechteck, Pfeil oder Freihand. Jede Markierung wird nummeriert; rechts trägst du je eine kurze Notiz ein. Markierungen lassen sich am Nummern-Kreis verschieben und einzeln löschen. Mehrere Markierungen pro Meldung sind möglich.
2. Weiter: Es wird automatisch ein Screenshot des sichtbaren Bereichs erstellt (inklusive deiner Markierungen) — auch wenn du weit nach unten gescrollt hast.
3. Beschreiben & senden: Kurz schildern, was passiert ist und was du erwartet hättest.

Die Meldung geht per E-Mail an den Administrator, landet zusätzlich im Tab „Feedback" (nur Admin) samt Markierungen und Scroll-Position und lässt sich dort als erledigt markieren oder löschen. Mit Esc brichst du den Markier-Modus jederzeit ab.